O KLIJENTU:

AS Group je veliki regionalni proizvođač iz pekarske industrije, sa više povezanih kompanija u svom sistemu. Svakog meseca procesira preko 300.000 faktura, što zahteva visoku efikasnost i pouzdanu automatizaciju procesa razmene dokumenata sa sistemom eFaktura (SEF).

IZAZOV:

Zbog obima poslovanja i složene organizacione strukture, AS Group se suočavao sa sledećim izazovima:

• Više različitih kompanija unutar grupe, sa sopstvenim procesima.
• Ogroman broj faktura (300.000+ mesečno) zahtevao je skalabilno rešenje.
• Zahtevi velikih klijenata su se razlikovali, što je zahtevalo posebna prilagođavanja.
• Softveri u upotrebi nisu optimalno podržavali slanje tolikog broja fajlova na SEF.
• Knjigovodstvu su podaci o statusima dokumenata bili potrebni odmah, radi pravovremenog storniranja i reakcije.
• Ručno preuzimanje ulaznih faktura sa SEF-a, kao i njihovo odobravanje/odbijanje, trošilo je mnogo vremena i resursa.

REŠENJE:

SEF Link je implementirao specifično rešenje prilagođeno potrebama AS Group-e, fokusirano na efikasnost i automatizaciju:

• Povezivanje sa lokalnom bazom podataka (view) radi preuzimanja podataka o izlaznim dokumentima.
• Formiranje i automatsko slanje fajlova na SEF direktno iz podataka iz view-a.
• Preuzimanje statusa dokumenata (odobreno/odbijeno) i njihovo automatsko upisivanje u lokalni sistem.
• Automatski unos ulaznih faktura i ažuriranje njihovog statusa u view.
• Automatizovano slanje podataka za pojedinačni PDV iz baze, bez ručnog unosa.

O KLIJENTU:

ISPP je softverska kompanija koja razvija rešenja za veleprodaju i maloprodaju, sa brojnim klijentima širom Srbije. Kako je elektronska razmena dokumenata sa SEF-om postala zakonska obaveza, ISPP je tražio način da obezbedi jednostavno, fleksibilno i skalabilno povezivanje sa SEF-om za sve svoje korisnike — bez dodatnog opterećenja njihovog razvojnog tima.

IZAZOV:

ISPP je bio suočen sa sledećim izazovima u vezi sa SEF integracijom:

• Klijenti su morali da se povežu sa SEF-om, ali svaki je imao različite zahteve i tokove dokumenata.
• Prilagođavanje razmene podataka svakom korisniku je bilo tehnički zahtevno i vremenski intenzivno.
• Razvojni tim nije imao dovoljno kapaciteta da se bavi stalnim izmenama formata, tokova i integracija sa SEF-om.
• Fokus firme je bio na razvoju osnovnih funkcionalnosti softvera, ne na regulativi.

REŠENJE:

SEF Link je ponudio ISPP-u univerzalno rešenje koje im omogućava da se povežu sa SEF-om preko jedne jedinstvene integracije, bez obzira na broj i tip krajnjih korisnika.

• Automatsko preuzimanje i slanje dokumenata sa SEF-a.
• Dogovoreni su tačno definisani formati izlaznih podataka koje ISPP softver generiše za SEF Link.
• Definisani su format i struktura podataka za ulazne dokumente, koje SEF Link pretvara u ISPP-ready format.
• ISPP sada samo jednom razvija integraciju — SEF Link preuzima svu kompleksnost povezivanja sa SEF-om i prilagođavanja razmene.

O KLIJENTU:

Soulfood, Vum marketi i Leon Conditors su maloprodajni lanci koji posluju kroz više objekata, koriste različita softverska rešenja i sarađuju sa velikim brojem dobavljača. Zajednički izazov bio je automatizacija preuzimanja dokumenata sa SEF-a i efikasnije upravljanje zalihama.

IZAZOV:

Svi maloprodajni lanci su se suočavali sa sličnim operativnim izazovima:

• Veliki broj dobavljača koji šalju fakture kroz SEF.
• Veliki broj maloprodajnih objekata u sistemu.
• Ručno unošenje robe na stanje je trošilo previše vremena i resursa.
• Nedostatak GLN brojeva na fakturama – nije bilo jasno kojoj prodavnici faktura pripada.

REŠENJE:

SEF Link je implementirao prilagođena rešenja za svaki od maloprodajnih lanaca, u skladu sa softverom koji koriste i njihovim poslovnim modelima:

• Automatsko preuzimanje ulaznih faktura sa SEF-a za sve prodavnice u sistemu.
• Pametno prepoznavanje objekta čak i bez GLN broja, pomoću logike zasnovane na podacima iz faktura.
• Procesiranje i prilagođavanje faktura u različite formate, specifične za softvere koje koristi svaki lanac.
• Fleksibilna isporuka dokumenata:
  • Neki lanci dobijaju sve fakture na centralnu lokaciju.
  • Drugi dobijaju fakture kapilarno, direktno na svaki maloprodajni objekat.
• Automatizacija unosa robe na stanje, bez potrebe za ručnim unosom.

O KLIJENTU:

OMV je jedna od vodećih kompanija u sektoru energetike i naftne industrije, sa složenim procesima fakturisanja i visokim zahtevima za usklađenost sa poreskim i regulatornim obavezama.

IZAZOV:

Pre uvođenja SEF Link rešenja, OMV se suočavao sa brojnim operativnim izazovima u vezi sa razmenom dokumenata sa sistemom eFaktura (SEF):

• Nedostatak lokalizacije u SAP sistemu je zahtevao ručni unos i obradu dokumenata.
• Fakturisanje iz dva različita SAP modula – sa neujednačenom strukturom podataka.
• Kategorizacija ulaznih faktura po dobavljačima, što je zahtevalo različite interne procedure.
• Potreba za pristupom većeg broja zaposlenih SEF-u radi kontrole, odobravanja ili odbijanja faktura.
• Veliki broj faktura sa pojedinačnim PDV-om, čije je manuelno unošenje bilo veoma zahtevno.
• Nedostatak automatizovanih izveštaja za knjigovodstvo o prihvaćenim fakturama i iznosima po PDV kategorijama.

REŠENJE:

Implementacijom SEF Link rešenja, OMV je uspeo da u potpunosti automatizuje i optimizuje razmenu dokumenata sa SEF-om, kroz sledeće funkcionalnosti:

• Automatski prihvat i obrada iDoc fajlova iz SAP-a, uz konverziju u format koji SEF zahteva.
• Podrška za uvoz XLSX fajlova sa podacima o pojedinačnom PDV-u i njihova konverzija za SEF.
• Automatizovana obrada ulaznih faktura – transformacija u standardizovani iDoc format prema vrsti dobavljača.
• Odobravanje i odbijanje faktura direktno iz SAP-a – kroz listu faktura poslatu putem iDoc-a ka SEF-u.
• Portal sa fakturama – zaposlenima je omogućena pretraga i uvid putem više različitih filtera.
• Kompletna automatizacija slanja i preuzimanja dokumenata sa SEF-a.

O KLIJENTU:

Mikro i mala preduzeća, kao i preduzetnici, iz različitih sektora (ugostiteljstvo, trgovina, usluge, zanatske delatnosti itd.), često nemaju pristup poslovnom softveru niti IT resursima. Ipak, i oni su zakonski obavezni da koriste sistem eFaktura (SEF) i vode
evidenciju o svojoj fakturaciji i naplatama.

IZAZOV:

Ova grupa korisnika se suočava sa nizom svakodnevnih operativnih izazova:

• Nemaju poslovni softver koji bi se integrisao sa SEF-om.
• Pristup SEF-u je moguć samo sa računara, što nije praktično za one koji često rade sa terena.
• Informacije o novim fakturama dobijaju od knjigovođe, često sa zakašnjenjem.
• Propustaju da pravovremeno vide i odobre fakture, što može izazvati finansijske ili pravne probleme.
• Nemaju sistem za praćenje valute plaćanja, ni za ulazne ni za izlazne fakture.
• Ne prate svoj novčani tok (cash flow) niti imaju uvid u očekivane prilive i obaveze.
• Fakture koje šalju na finansiranje šalju ručno, ako uopšte znaju da je to opcija.

REŠENJE:

SEF Link Mobile App

SEF Link je razvio mobilnu aplikaciju specijalno za male korisnike, koja donosi kompletnu funkcionalnost SEF-a, uz dodatne finansijske alate — sve u jednom, jednostavnom interfejsu.

Ključne funkcionalnosti:

• Mobilni pristup SEF dokumentima – svi izlazni i ulazni računi dostupni u svakom trenutku (iOS i Android).
• Upravljanje fakturama – pregled, odobravanje i odbijanje faktura direktno iz aplikacije.
• Cash flow modul – prikaz dospelih, očekivanih i zakašnjelih uplata.
• Obaveštenja za fakture van valute i mogućnost slanja opomene kupcu direktno iz aplikacije.
• Modul za kreiranje faktura – idealno za korisnike koji fakturišu dok su na terenu.
• Marketplace za faktoring – slanjem fakture, korisnik dobija ponude od 7 faktoring kuća i bira najpovoljniju.